Contoh Surat Dinas dan Penjelasannya

Contoh Surat Dinas. Surat Dinas adalah surat yang dibuat dengan kepentingan formal dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta, dimana surat tersebut memiliki keperluan kedinasan antar instansi. Dari definisi diatas dapat diketahui bahwa surat dinas hanya dikeluarkan pada waktu dan kondisi tertentu oleh sebuah instansi. Dalam pembuatannya surat dinas mengacu pada Standar Surat Resmi dimana dalam penulisannya menggunakan bahasa baku dan resmi sesuai Ejaan Yang Disempurnakan.

Biasanya sebuah instansi mengeluarkan surat dengan tujuan yang beragam seperti untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan, dan lain-lain. Ketika penerbitan sebuah surat dinas juga harus diketahui pejabat yang berwenang mengeluarkan surat tersebut. Tanpa adanya tanda tangan pejabat terkait surat dinas maka surat tersebut tak berlaku. Sebelum melihat contoh surat dinas berikut kenali jenis jenis surat dinas :

illustrasi membuat surat dinas
illustrasi membuat surat dinas

Jenis Jenis Surat Dinas

  • Surat Panggilan Kerja
    Surat Panggilan Kerja ditunjukan untuk karyawan yang telah lulus ttes seleksi calon karyawan dan sudah di terima pekerjaan di instansi tersebut.
  • Surat Mutasi Karyawan
    Saat seorang Karyawan dimutasi dari tempat kerja maka instansi terkait akan membuatkan surat mutasi untuk karyawan tersebut .
  • Surat Perjalanan Dinas
    Dalam penugasan perjalanan Dinas sorang karyawan memerlukan surat perjalanan dinas sebagai bukti penugasan di suatu tempat
  • Surat Perintah Kerja
    Surat Perintah Kerja biasanya diberikan kepada pemenang suatu pekerjaan. Untuk memulai detail tempat dan waktu pekerjaan maka dikeluarkanlah surat perintah kerja.
  • Surat Undangan
    Surat Undangan digunakan untuk mengundang pihak luar dalam sebuah acara atau kegiatan.
  • Surat Pemberitahuan
    Surat Pemberitahuan digunakan untuk melakukan pemberitahuan kepada bagian terkait tentang informasi terbaru maupun kegiatan tertentu

Baca Juga :
Contoh Surat Lamaran Kerja Resmi
Contoh Curriculum Vitae

Ciri Ciri Surat Dinas

Surat dinas memiliki ciri khusus dibandingakan surat lainnya.Berikut ciri ciri surat dinas yang membedakan dengan surat lainnya.

  • Memiliki Kop Surat ( Kepala Surat )
    Kop Surat menunjukan identitas instansi pengirim surat dinas tersebut . Dalam kepala surat terdapat logo, nama dan alamat lembaga/instansi.
  • Nomor Surat
    Setiap surat dinas yang keluar akan dicatat dalam buku administrasi instansi penerbit surat. Fungsi penomoran ini berhubungan dengan tertib administrasi di instansi tersebut.
  • Menggunakan Bahasa Baku
    Surat dinas selalu menggunakan bahasa baku / resmi karena terkait dengan instansi
  • Ada Cap Stempel Instansi Terkait
    Surat dinas harus mencantumkan cap stempel instansi terkait sebagai informasi bukti sah dari instansi tersebut.

Syarat Syarat Surat Dinas

Berikut ini adalah syarat-syarat penulisan sebuah surat dinas:

  1. Format surat dinas harus dibuat sesuai dengan standar surat resmi dengan format yang teratur.
  2. Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.
  3. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa baku / resmi, sopan, dan mudah dimengerti.
  4. Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/ instansi yang mengeluarkannya.

Struktur Surat Dinas

  1. Kop Surat ( Kepala Surat )
    Kop Surat menunjukan identitas instansi pengirim surat dinas tersebut . Dalam kepala surat terdapat logo, nama, no telepon dan alamat lembaga/instansi.
  2. Tanggal Surat
    Cantumkan tanggal pembuatan surat tersebut.
  3. Nomor Surat
    Pemberian nomor surat wajib dalam pembuatan surat dinas . Setiap surat dinas yang keluar akan dicatat dalam buku administrasi instansi penerbit surat. Fungsi penomoran ini berhubungan dengan tertib administrasi di instansi tersebut.
  4. Perihal
    Perihal menjelaskan Isi pokok atau tujuan pembuatan surat dinas tersebut.
  5. Alamat
    Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk perorangan dan ada yang untuk lembaga atau instansi lain.
  6. Lampiran
    Lampiran berisi mengenai berkas atau ada informasi tambahan yang disampaikan dalam sebuah surat. 
  7. Salam Pembuka
    Penulisan salam pembuka dalam surat dinas harus menggunakan bahasa yang formal . dengan mengguanakan bahasa formal terlihat lebih resmi.
  8. Isi Surat
    Isi surat harus sesuai dengan tujuan pembuatan surat dinas tersebut dengan singkat, padat, dan jelas.
  9. Salam Penutup
    Seperti salam pembuka , salam penutup juga harus menggunakan bahasa formal agar terlihat lebih resmi.
  10. Nama
    Nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit surat
  11. Tembusan
    Tembusan adalah pihak-pihak yang mendapat salinan surat selain yang dialamatkan. Sebagai bagian dari surat dinas, penulisannya tentu harus mengikuti standar baku.
  12. Stempel
    Surat dinas harus mencantumkan cap stempel instansi terkait sebagai informasi bukti sah dari instansi tersebut.

Contoh Surat Dinas


DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI KASIMAN 
Jl. Wonosari, Sambeng, Kasiman, Bojonegoro. 58371  
Kasiman, 12 September 2019

Nomor : 325 /OSIS/05
Lampiran : satu lembar
Hal : Undangan

Yth. Ir. Wiswanto
Jln. Wonosari No. 101
Kasiman , Bojonegoro

Dengan hormat,Dalam rangka meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap kelestarian lingkungan,khususnya daerah pantai, kami akan mengadakan kegiatan peduli lingkungan dengan menanam pohon bakau (mangrove). Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak untuk hadir dan memberikan sambutan pada acara tersebut yang akan dilaksanakan pada :

Hari, Tanggal : Sabtu, 20 September 2019
Waktu : Pukul 10.00 s.d. 14.00 WIB
Tempat : Aula SMK Negeri Kasiman

Atas perhatian dan partisipasi Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua OSIS


Vandra Septian

Tembusan:
– Kepala SMK Negeri Kasiman
– Wakasek Kesiswaan SMK Negeri Kasiman


Tanya Jawab Seputar Surat Dinas

Apa itu Surat Dinas ?

Surat dinas adalah surat yang dibuat dengan kepentingan formal dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta, dimana surat tersebut memiliki keperluan kedinasan antar instansi.

Apa saja jenis jenis Surat Dinas ?

Surat Pemberitahuan , Surat Undangan, Surat Panggilan Kerja, Surat Mutasi kerja, Surat Perjalanan Dinas, Surat Perintah Kerja dan lainnya.

Apa ciri ciri Surat Dinas ?

Memiliki Kop Surat, memiliki Nomor Surat, menggunakan bahasa baku / resmi dan dilengkapi Stempel atau Cap Instansi terkait.

Apa Syarat – Syarat Surat Dinas ?

Menggunakan bahasa resmi dalam penulisan isi surat dinas
Surat dibuat ringkas, padat dan jelas.
Menjelaskan secara detail mengenai isi surat
Format surat dibuat sesuai standar resmi.

Apa saja Struktur Surat Dinas ?

Kop Surat, Tanggal Surat, Nomor Surat, Perihal, Alamat, Lampiran, Salam Pembuka, Isi Surat, Salam Penutup, Nama, Stempel dan Tembusan.

Leave A Reply

Your email address will not be published.