Cara Menyusun Surat Kuasa yang Benar dan Contohnya
Surat kuasa merupakan dokumen yang dibutuhkan ketika seseorang tak dapat menghadiri suatu momen ataupun melaksanakan tugas tertentu, sehingga melimpahkan tugas tersebut kepada orang lain. Pihak yang diberikan kuasa, harus mampu melaksanakan tugas serta tanggung jawab sesuai permintaan dari pihak pemberi kuasa.
ads stream
Itulah mengapa, penyusunannya harus memperhatikan format dan wajib bermeterai. Apabila sedang membutuhkan format penulisannya, simak tata cara menyusun surat kuasa yang benar serta contoh dokumennya pada bacaan berikut ini.
Daftar Isi
Cara Menyusun Surat Kuasa yang Benar
Surat kuasa adalah dokumen berisi pernyataan yang diberikan oleh pihak pemberi kuasa kepada pihak penerima kuasa (pelaksana) untuk melaksanakan tugas dan wewenang tertentu. Ketika memberikan surat tersebut, harus bisa memilih pihak yang sanggup menjalankan tugas dan wewenang dengan baik, jadi informasi yang ditulis di dalamnya pun harus benar.
Surat kuasa termasuk dokumen resmi bermeterai, penulisannya wajib menggunakan bahasa formal. Begini cara menyusun surat kuasa yang benar untuk mengamanahkan tugas dan wewenang tertentu kepada pihak lain.
1. Tuliskan judul yang jelas
Tuliskan judul surat yang jelas tentang tugas atau wewenang seperti apa yang hendak diberikan kepada pihak lain. Contohnya “SURAT KUASA PENGAMBILAN PASPOR”, di mana dalam judul tersebut kata “PENGAMBILAN PASPOR” merupakan tugas yang harus dilakukan oleh pihak pelaksana.
Judul diletakkan pada bagian paling atas, biasanya di tengah-tengah surat dan bercetak tebal agar mudah dibaca. Judul harus mewakili keseluruhan tugas atau wewenang yang hendak dilimpahkan, usahakan tidak terlalu panjang menuliskannya. Gunakan setidaknya tiga sampai empat kata setelah tulisan ‘SURAT KUASA’.
Menuliskan judul disertai tindakan bukanlah hal wajib. Akan tetapi, jika dituliskan pun tak ada salahnya.
2. Kalimat pembuka
Ketika membuat surat resmi apapun, jangan pernah lupa menuliskan kalimat pembuka. Fungsi kalimat pembuka adalah sebagai kata-kata untuk memulai sebuah topik surat, sehingga usahakan tidak perlu terlalu panjang membuatnya.
Cukup tuliskan satu atau dua baris saja kata-kata dalam kalimat pembuka. Contoh tulisannya, misalnya “Saya yang bertanda tangan di bawah ini…”, “Pada hari … tanggal… bertempat di …, saya yang bertanda tangan di bawah ini…”, atau sejenisnya yang merujuk pada data diri pemberi dan pelaksana tugas.
3. Informasi pemberi dan penerima kuasa
Usai membuat kalimat pembuka singkat, selanjutnya adalah mencantumkan informasi terkait pihak pemberi dan penerima kuasa atau pelaksana. Pertama tentang pemberi kuasa, yaitu pihak yang memberikan tugas dan wewenang tertentu. Cantumkan nama lengkap, alamat, pekerjaan, posisi/kedudukan, serta nomor kartu identitas.
Sedangkan pelaksana adalah pihak yang dibebankan tugas serta wewenang dari pemberi kuasa. Orang yang dipilih haruslah orang yang jujur, bertanggung jawab, serta memiliki kesanggupan dalam menjalankan tugasnya. Isi datanya tidak jauh berbeda dengan sebelumnya, antara lain nama lengkap, alamat, pekerjaan, posisi/kedudukan, dan nomor kartu identitas.
4. Jenis sifat kuasa
Selanjutnya, jangan lupa mencantumkanlah pula jenis sifat kuasa. Ini merupakan bagian paling penting dalam dokumen tersebut supaya tidak diubah seenaknya atau mungkin risiko disalahgunakan oleh pihak tak bertanggung jawab.
Bagian jenis kuasa diletakkan di tengah-tengah badan surat. Contoh penulisannya, yaitu “——–KHUSUS——–”.
5. Jenis perbuatan/hal yang dilimpahkan
Masuk ke inti surat, selanjutnya Anda perlu menuliskan apa saja jenis perbuatan atau hal-hal yang dilimpahkan oleh pihak penerima kuasa. Bagian ini harus dituliskan secara rinci dan jelas setiap detail perbuatannya, gunakan poin-poin jika lebih dari satu hal yang hendak dilimpahkan pelaksanaannya.
Tuliskanlah pula rincian waktu untuk melakukan tindakan tersebut, siapa yang terlibat, serta apa saja yang perlu dilakukan. Tujuan membuatnya sedetail mungkin adalah untuk menghindari hal-hal tak diinginkan, misalnya si pelaksana melakukan perbuatan di luar batas dan tak sesuai ketentuan awal.
6. Hak penerima kuasa
Adapun hal lainnya yang perlu dicantumkan dalam dokumen tersebut, yaitu hak penerima kuasa. Dalam surat kuasa, terdapat tiga (3) hak, antara lain hak substitusi, hak honorarium, dan hak retensi. Berikut penjelasannya.
- Hak substitusi. Hak substitusi adalah hak untuk menunjuk orang lain sebagai penggantinya (sudah diatur dalam Pasal 1803 KUH Perdata). Apabila dalam surat tak mencantumkan hak tersebut, maka ketika diberi pengganti tetap sifatnya tidak sah.
- Hak honorarium. Pelimpahan tugas sebenarnya dapat dilakukan secara cuma-cuma, namun beberapa dilakukan dengan perjanjian tertentu dan terdapat upah. Apabila upahnya sudah ditentukan secara tegas di awal, maka tak boleh meminta lebih dari yang telah dijanjikan.
- Hak retensi. Hak retensi merupakan hak untuk menahan kepemilikan pemberi kuasa di tangannya selama beberapa waktu hingga semuanya dibayar lunas atas apa yang dituntutnya. Hak retensi telah diatur dalam Pasal 1812 KUH Perdata.
7. Penutup
Apabila di awal sudah membuat kalimat pembuka, maka jangan pernah lupa menuliskan kalimat penutup untuk mengakhiri surat. Isi pesannya tidak perlu bertele-tele, cukup sampaikan pesan terakhir sebelum tugas dan wewenang tersebut dilaksanakan. Panjangnya cukup dua atau tiga baris kalimat saja.
8. Tanda tangan dan nama terang
Apabila seluruh rangkaian surat resmi tersebut telah dibuat sampai penutup, bagian paling akhir cantumkanlah tanda tangan serta nama terang (bisa dalam bentuk digital maupun tulisan tangan). Pihak yang harus menandatangani surat tersebut, yaitu pemberi kuasa dan penerima kuasa.
9. Cap meterai
Terakhir, jangan lupa membubuhkan cap meterai Rp10.000, bisa dalam bentuk meterai digital maupun fisik. Fungsi meterai adalah supaya dokumen tersebut dapat dipertanggung jawabkan secara hukum, jika sewaktu-waktu salah satu pihak melakukan pelanggaran.
Contoh Surat Kuasa
Sudah memahami bagaimana cara menyusun surat kuasa dengan baik dan benar? Selanjutnya, kami berikan contoh surat kuasa yang kami dapatkan dari beberapa sumber.
1. Contoh Surat Kuasa atas Nama Perusahaan
Sumber: Izin Air Tanah
Contoh surat kuasa di atas berisi tentang pemberian tugas dari perusahaan kepada seorang penduduk untuk mengambil Surat Izin Pemanfaatan Air Tanah. Ini penjelasannya.
- Kop surat bukanlah hal wajib. Biasanya yang mencantumkan kop adalah perusahaan atau yayasan. Apabila membuatnya secara perorangan, cukup tuliskan judul ‘SURAT KUASA’ saja.
- Pada bagian judul boleh disertai tindakan ataupun tidak. Pada contoh surat kuasa ini tak disertai judul dan hurufnya dibuat kapital bercetak tebal.
- Dalam dokumen resmi satu ini, penting sekali mencantumkan identitas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa. Hal ini bertujuan agar dokumen tersebut jelas siapa saja yang terlibat, serta menghindari risiko penyalahgunaan.
- Informasi data diri pemberi dan penerima kuasa yang dicantumkan, antara lain nama lengkap, nomor identitas/kependudukan, dan alamat. Jika ingin membuatnya, Anda juga boleh mencantumkan informasi pekerjaan atau jabatan.
- Penulisan keterangan tugas yang hendak dilimpahkan sudah jelas, yakni perihal pengambilan Surat Izin Pemanfaatan Air Tanah oleh PT Monokem Surya. Apabila lebih dari satu tugas yang perlu dilimpahkan, sebaiknya buat dalam bentuk poin-poin supaya tidak membingungkan.
2. Contoh surat kuasa perorangan atau non-perusahaan/yayasan
Sumber: Cintamobil
Selain perusahaan, pihak perorangan pun dapat membuat surat kuasa untuk melakukan tindakan tertentu. Contohnya untuk pembayaran pajak, pengambilan ijazah, maupun kepentingan lainnya.
Contohnya pada surat kuasa di bawah ini. Isinya tentang pengurusan pembayaran pajak sepeda motor.
- Surat kuasa perorangan tidak perlu mencantumkan kop surat, yang penting judulnya jelas.
- Apabila hendak memberikan kuasa, harus dituliskan secara rinci. Contohnya pada surat di atas, yaitu memberikan kuasa untuk melakukan pengurusan pembayaran pajak sepeda motor. Maka, harus mencantumkan rincian kendaraannya, mulai dari nama pemilik hingga nomor BPKB.
- Cantumkan nama terang, tanda tangan, dan meterai. Meterai dibubuhkan di atas nama pemberi kuasa.
Surat kuasa merupakan dokumen resmi yang melibatkan pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa. Dalam penyusunannya, surat tersebut harus dituliskan secara rinci sesuai format pada penjelasan serta contohnya di atas.