Cara Teknik Penulisan Surat Baik dan Benar

Dalam pemakaian bahasa , bahasa lisan relatif tidak mengalami kesulitan,karena bahasa lisan terbantu dengan adanya gerak gerik , gaya , mimik dan sebagainya. Berbeda dengan bahasa tulis , dalam pemakaiannya bahasa tulis hanya terbatas dengan menggunakan kata kata yang tidak dibantu dengan gaya dan mimik seperti bahasa lisan. Maka dari itu harus berhati hati dalam memilih kata , gaya bahasa dan pemakaian ejaan yang benar. Seperti menulis surat ,dalam hal menulis surat bisa menjadi duta atau wakil dari penulis atau si pengirim surat. Karena sifatnya sebagai duta atau wakil maka penulisan isi surat harus ditulis secara teliti , praktis , obyektif , sistematik dan jelas maksud tujuan penulisan surat.

Pengertian Surat

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi . informasi itu bisa berupa pemberitahuan , pernyataan , permintaan , laporan pemikiran , sanggahan , dan sebagainnya. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.

Jenis Surat

Berikut jenis jenis surat sebagai berikut :

  1. Menurut isi dan asalnya
    1. Surat resmi atau dinas pemerintah
    2. Surat niaga
    3. Surat pribadi
  2. Menurut maksud dan tujuannya
    1. Surat pemberitahuan
    2. Surat keputusan
    3. Surat perintah
    4. Surat permintaan dan surat permohonan
    5. Surat peringatan
    6. Surat panggilan
    7. Surat penawaran
    8. Surat perjanjian
    9. Surat pesanan
    10. Surat laporan
    11. Surat pengantar
    12. Surat lamaran kerja dan sebagainnya.
  3. Menurut Wujudnya
    1. Kartu pos
    2. Warkat pos
    3. Surat bersampul
    4. Telegram
    5. Teleks
    6. Faksmil
  4. Menurut sasarannya
    1. Surat biasa
    2. Surat edaran
    3. Surat pengumuman
  5. Menurut jaminan dan keamanan isinya
    1. Surat sangat rahasia
    2. Surat rahasia
    3. Surat konfidensil ( terbatas )
    4. Surat biasa
  6. Menurut urgensinya
    1. Biasa
    2. Penting
    3. Sangat rahasia
  7. Menurut cara penyampaiannya
    1. Biasa
    2. Kilat
    3. Kilat khusus

Bentuk Tubuh Surat

Dalam penulisan surat tidak boleh ditulis secara sembarangan atau asal tulis saja tetapi juga harus mengikuti format atau bentuk tertentu . Pemakaian suatu format surat memiliki bagian bagian yang mempunyai fungsi masing masing terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses suatu surat .

Bentuk tubuh surat adalah pola atau tata letak susunan kalimat kalimat dengan segala materi yang terdapat pada keseluruhan bagian yang lengkap.Bentuk tubuh surat memiliki berbagai bentuk tergantung pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu . Namun pada dasarnya bentuk tubuh surat memiliki 2 macam yaitu bentuk lurus / bentuk balok dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi .Sedangkan bentuk yang lain adalah varian atau pengembangan dari kedua bentuk tersebut .

Macam-macam bentuk tubuh surat :

  1. Bentuk lurus penuh ( Full block style )
  2. Bentuk lurus ( Block style )
  3. Bentuk setengah lurus ( Semi block style )
  4. Bentuk sederhana ( Simple style )
  5. Bentuk persegi (Square block style )
  6. Bentuk alinea gantung ( Special block paragrafh )
  7. Bentuk lekuk ( Lindented style )
  8. Bentuk resmi dinas pemerintah( Official style )
bentuk surat semi block style
bentuk surat semi block style

Ciri-ciri Surat yang Baik

Dalam menulis surat yang baik juga harus memenuhi banyak syarat dan ciri-ciri. Surat yang baik haruslah obyektif , sistematis , singkat , tidak bertele tele , jelas maksud asalnya , lengkap isinya , sopan , dan menarik wujud fisiknya. Berikut ciri – ciri surat yang baik :

  1. Ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun dengan baik sesuai dengan peraturan menulis surat.
  2. Tidak mengandung kata atau kalimat yang tidak berguna. tidak boleh bertele tele , lugas dan mudah dipahami pembaca. Juga penggunaan kata kata yang dipakai harus jelas , tepat , sistematik, hemat dan benar sesuai dengan tata bahasa indonesia.
  3. Menunjukan budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Jangan sampai menyinggung atau merendahkan pembaca surat. Penulis dalam menulis surat hendaknya bersikap seolah olah dia sedang berbicara dengan pembaca surat.
  4. Tidak terlalu panjang. Surat harus praktis , estetis, dan menghindarkan dari salah pengertian.
  5. Bersih dan format yang menarik. penulisan harus rapi dan tidak ada huruf yang tertumpuk dan cermat.

Bagian Surat dan Fungsinya

Bagian Surat

Setiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini :

Bagian Surat
Bagian Surat

Catatan : Nama bagian surat sama dengan bentuk lain kecuali surat dinas pemerintah.

Bagian-bagian surat resmi / bisnis :

  1. Kepala surat
  2. Nomor surat
  3. Tanggal, bulan dan tahun surat
  4. Lampiran
  5. Hal atau perihal
  6. Alamat
  7. Salam pembuka
  8. Isi surat
  9. Salam penutup
  10. Nama organisisasi
  11. Nama terang dan tanda tangan penaggung jawab surat
  12. Tembusan
  13. Inisial / kaki surat

Fungsi Bagian Surat

Bagian-bagian surat mempunya fungsi / penggunaan yang berbeda-beda sesuai dengan namanya seperti berikut ini :

Kepala Surat

Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.

Contoh :

DEPARTEMEN AGAMA
JALAN MESJID AGUNG TIMUR 4 SURABAYA
KODE POS 60234


Nomor Surat

Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :

  • Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
  • Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
  • Memudahkan mencari surat apabilda dibutuhkan lagi.
  • Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
  • Sebagai referensi bila diperlukan.

Contoh :

Nomor : 075/DP-APK/V/19

  • 075 artinya nomor surat
  • DP artinya Direktur Pemasaran yang mendatangani surat
  • APK artinya PT Alat Pos Kasir
  • V artinya Bulan surat dibuat yaitu Mei
  • 19 artinya tahun surat dibuat 2019

Tanggal surat

Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.

Contoh :

30 Desember 2019.
Surabaya, 30 Desember 2019.

Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

Contoh :

Lampiran : 2 (dua) bendel proposal

Hal atau Perihal Surat

setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.

Contoh :

Hal : Permohonan Dana

Alamat Surat

Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona .

Ditujukan kepada perorangan

Contoh :

Yth. Bapak Saiful Anam
Jln. Bulak Setro Utara 50A
Surabaya 60129

Ditujukan kepada nama jabatan

Contoh :

Yth. Direktur PT Mandiri Labelindo
Jln. Suko Asri D 38
Sidoarjo 61258

Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan

Contoh :

PT ALAT POS KASIR
Jln. Bulak Setro Utara 50C
Surabaya 60129

Direktur Jenderal Binapenta
Departemen Tenaga Kerja
Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav.51
Jakarta 12940

Salam Pembuka

Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat.

Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :

  • Dengan hormat,
  • Salam Hormat,
  • Assalamualaikum Wr. Wb.,
  • Salam sejahtera,

Isi Surat / Tubuh Surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup.

  1. Alinea pembuka

Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.

Contoh :

  • Dengan ini kami memberitahukan bahwa…………
  • Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa……….
  • Sehubungan dengan surat Saudara tanggal………No………….
  • Bersama ini kami lampirkan………..
  1. Isi Surat

Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat.

  1. Alinea Penutup

Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai .

Contoh :

  • Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
  • Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
  • Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

Salam Penutup

Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam penutup :

  • Hormat kami,
  • Salam kami,
  • Wassalam,
  • Salam takzim,

Nama Organisasi atau Lembaga

Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.

Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab

Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan.

Tembusan

Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada.

Contoh :

  • Menteri Agama RI;
  • Gubernur Jawa Tengah;
  • Walikota Bandung.

Inisial

Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut.

Contoh :

VN/MA

VN Singkatan dari Vandra Septian (Pengetik)
MA Singkatan dari Miftah Ainun (pengonsep)

Leave A Reply

Your email address will not be published.