Contoh Surat Berita Acara Yang Jelas Tidak Bikin Ribet. Para pekerja kantoran kayanya sudah lebih familiar dengan surat semacam ini sebagai bentuk ringkasan rapat atau diskusi formal perusahaan. Tapi sebetulnya, lebih jauh surat berita acara bisa digunakan juga untuk melaporkan dan sebagai berkas administrasi dalam berbagai kegiatan informal, misalnya ringkasan rapat RT/RW, laporan surat kehilangan barang, atau laporan serah terima barang.
Pada dasarnya format surat berita acara tak banyak berbeda untuk setiap keperluan yang sudah disebutkan di atas. Jika Anda pelaku bisnis yang sedang memerlukan surat semacam in, silahkan ikuti format bierikut ini:
Format Surat Berita Acara
Kepala Surat
Instansi, yayasan atau perusahaan yang telah berbadan hukum biasanya mempunyai kepala, atau kop, surat di setiap surat yang dikeluarkan secara resmi. Tujuannya sangat sederhana supaya bagian administrasi surat masuk ke suau tempat bisa terlacak atau disimpan dengan mudah.
Kepala surat biasanya berisi lambang atau logo badan usaha, nama lengkap, alamat, nomor telepon, sampai nomor ijin usaha atau yang terdaftar secara resmi di negara. Kepala surat semacam ini biasanya sudah otomatis perusahaan cetak ke dalam kertas kosong, sehingga akan mudah dipergunakan saat diperlukan.
Judul Surat
Judul surat menggambarkan tujuan pembuatan surat. Tujuan contoh surat berita acara bisa bermacam-macam, misalnya berita acara pembayaran, berita acara rapat kantor atau RT/RW, berita acara kegiatan sekolah, berita acara pengembalian barang, berita acara serah terima pekerjaan, dan masih banyak lagi. Secara garis besar, surat berita acara akan menjadi bukti transaksi, pekerjaan dan kerja sama antara dua orang, orang dan instansi atau antar instansi.
Format penulisan judul secara umum dengan menggunakan spasi tengah, huruf besar dan diberikan penanda tebal. Jika diperlukan ada beberapa yang menyelipkan nomor referensi atau nomor pengenal lain sebagai penanda. Nomor tadi adalah referensi administrasi dan penyimpanan surat supaya jika diperlukan akan mudah ditemukan.
Isi Surat
Karena surat semacam ini bisa dijadikan laporan, sejarah kerja, administrasi kerja dan bahkan, mempunyai nilai mengikat secara hukum, maka bagian isi harus ditulis dengan lengkap, atau mendetail.
Isi surat memuat dengan jelas informasi tempat, tanggal peristiwa, bahkan jam terjadi sesuai dengan judul surat. Setelah itu, nama, alamat, nomor telepon, pangkat, divisi kerja, atau data lain yang menjelaskan pribadi-pribadi yang terkait dalam surat. Seluruh data pribadi tersebut harus ditulis berdasarkan informasi yang benar. Kemudian semua pribadi yang terlibat akan diberi label sesuai urutan, pihak pertama, pihak sekian, dan seterusnya.
Beberapa surat yang formal dan mengikat secara hukum bisa saja menyertakan pihak lain sebagai saksi. Contoh suratnya memuat perjanjian kerja sama, bukti bayar hutang dan piutang, atau hal lain mengenai transaksi keuangan.
Surat berita acara bukan surat yang bercerita. Meski detail tapi penyampaian isinya lugas dan sederhana sehingga mudah dibaca dan dipahami. Biasanya isi disampaikan lewat sistem poin-poin penjelasan singkat. Jangan lupa diberikan menambahkan simbol jika ada penjelasan lebih lanjut atau akan disertakan lampiran.
Penutup
Penutup surat ini sangat lugas. Informasi pentingnya menyatakan bahwa surat dibuat karena semua para pihak yang disebut dalam surat sudah setuju. Tak lupa disebutkan bahwa surat ini harus digunakan sebagaimana mestinya sesuai dengan maksud dalam judul.
Pengesahan
Surat berita acara pada dasarnya diperuntukan bagi sedikitnya dua pihak terkait supaya mengerti hak, tugas, dan bukti serah terima. Jadi sudah seharusnya para pihak mengerti dan setuju isi surat tersebut. Tanda setujunya adalah dengan tanda tangan yang dibubuhkan pada surat dengan menyertakan nama jelas. Surat berita acara bisa mengikat secara hukum jika ada salah satu pihak yang menandatangani di atas materai Rp 6000,-
Sebagai tambahan, jika surat berita acara ada beberapa lembar, biasanya semua pihak yang akan menandatangani memberi parafnya di setiap lembar sebagai tanda sudah membaca, paham dan menyetujui isinya.
Berikut saya akan memberikan beberapa contoh surat berita acara dengan isi sederhana untuk beberapa kepentingan.
Contoh Surat Berita Acara
Koperasi Sumber Sari
Jalan Budi Asih IX nomor 9, Padang
Nomor telepon (0751) 57576869
SURAT BERITA ACARA PENYELESAIAN
PROYEK RENOVASI KANTOR
(Nomor surat: 045/2019)
Yang bertandatangan di bawah ini,
ads stream
Nama : Joshua Lima
Jabatan : Pemilik kontraktor PT Megah Jaya Abadi
Alamat : Jalan Kayu Putih nomor 10
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama : Asih Kurnia
Jabatan : Wakil ketua 1 Koperasi Sumber Sari
Alamat : Jalan Budi Asih IX nomor 9, Padang
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Menerangkan kesepakatan kerja berdasarkan hasil pertemuan pada hari Selasa, 14 April 2019, pukul 10.00 WIB, sebagai berikut:
- PIHAK KESATU setuju memberikan pekerjaan renovasi kantor ketua koperasi, sesuai dengan biaya, waktu pengerjaan, dan jumlah tukang yang terlibat sesuai kesepakatan. Detail kesepakatan dalam file terlampir.
- PIHAK KEDUA menyanggupi pengerjaan renovasi kantor ketua koperasi dan mengawasi pengerjaan tersebut hingga beres, sesuai dengan kesepakatan dalam file terlampir.
Demikian surat ini dibuat untuk diketahui kedua pihak dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Padang, 15 April 2019,
PIHAK KESATU PIHAK KEDUA
Materai Rp 6000,-
Joshua Lima Asih Kurnia
Masih ada lagi surat berita acara penerimaan barang yang sifatnya tidak mengikat hukum namun bisa menjadi bukti kerja sudah terjadi.
SURAT PENERIMAAN BARANG
Telah diterima barang berupa Televisi PANASONIC 24 inch oleh
Nama : Soni Kurniawan
Alamat : Pasir Jaya I nomor 3A
Telepon : 022-6788910
Dalam keadaan baik dan tanpa cacat sesuai dengan resi pembelian nomor 0046/beli/juni/2019.
Bandung, 5 Juni 2019
Pengantar barang Penerima barang
( ) ( )
Demikian beberapa contoh surat berita acara sesuai dengan kepentingannya. Pada dasarnya semua surat berita semacam ini dibuat sebagai bukti pekerjaan, kesepakatan, atau perjanjian jual beli barang atau jasa sehingga kedua pihak tahu dengan baik bahwa itu sudak terjadi. Jika ada yang melanggar pada suatu hari nanti, surat ini bisa dijadikan bukti baik jika ingin diselesaikan dengan jalan damai ataupun sampai ke jalur hukum di pengadilan.
Perlu disadari pula bahwa tak ada format tulisan baku surat semacam ini. Yang perlu diperhatikan bahwa semua yang penting ditulis dengan sangat jelas dan mendetail setiap langkah, penulisan benar untuk nama, alamat dan sebagainya, dan seluruh informasi yang disampaikan adalah kejujuran.
Tidak ada kata kadaluarsa bagi surat ini, melainkan setelah kepentingan yang sesuai judul sudah beres diselesaikan. Biasanya surat akan disimpan sebagai file selama beberapa saat sampai yakin bahwa kerja dan perjanjian sudah selesai dilakukan. Bahkan jika sudah selesai pun bisa dibuatkan surat berita acara baru yang menyatakan pekerjaan dan perjanjian sudah selesai.
Akhir kata, keberadaan contoh surat berita acara akan terlampir di sebuah laporan kerja dan akan jadi bagian dari koreksi intern pihak terkait jika ada.